La réussite du mode de management d’un chef de service passe nécessairement par l’établissement et respect des règles de fonctionnement dans une équipe. En effet aucun groupe humain ne peut vivre sans loi.
- Il y a trois types de règles qui permettent à un groupe de fonctionner :
1.Des règles non négociables :
La plupart viennent des lois du pays où sont imposées par l’Entreprise. Ce sont des dispositions légales ou internes qui réglementent la vie des salariés du groupe : durée des congés, mode de récupération des 35 heures, conventions collectives, règlements intérieurs…
Un manager ne peut pas changer ces règles et se trouve souvent coincé entre celles qu’il approuve et les autres.
Un manager peut aussi de sa propre autorité instaurer quelques règles non négociables ; mais il doit le faire avec la plus grande prudence car si elles étaient transgressées impunément, c’est son autorité personnelle qui serait directement mise en cause.
2.Les règles explicites :
Ce sont celles qui sont clairement définies. Une grande partie a trait aux réunions (fréquence et heure, participants, durée, élaboration du compte-rendu). Un manager a d’autant plus d’autorité
– qu’il peut établir des règles explicites de fonctionnement dans un groupe sans en référer à quiconque,
– qu’il a les moyens de les faire respecter ou de les modifier.
3.Les règles implicites :
Elles sont dictées par la culture du groupe et correspondent souvent à ce qu’il faut faire sous peine d’être exclu par ce dernier.
Elles sont la traduction concrète des valeurs du groupe. La grande question pour identifier ces règles est :
« Quelles sont les attitudes au sein du groupe qui provoqueraient l’exclusion ? »
Lorsque les règles explicites sont insuffisantes ou obsolètes, le groupe sécrète de lui-même des règles implicites; et le manager a intérêt à maîtriser leur émergence car certaines d’entre elles peuvent parfois nuire au bon fonctionnement de l’équipe.
- L’existence de règles au sein d’un groupe est importante :
Elles permettent évidemment au groupe de fonctionner et servent de référence en cas de litige, mais surtout elles participent indirectement à la cohésion du groupe.
Le seul fait pour un groupe de disposer de règles qui lui sont propres crée une culture spécifique qui permet la cohésion du groupe.
Cette réalité n’est souvent pas perçue à sa juste valeur par les responsables.
- Comment gérer les règles explicites du groupe :
Une règle explicite est
– d’autant plus efficace qu’elle correspond à un but commun,
– d’autant plus pertinente que chacun peut en vérifier l’application.
La multiplication des règles de fonctionnement telles que notes de services ou nombreuses dispositions réglementaires n’est pas une bonne chose; car plus les règles sont nombreuses, plus il est difficile au système de leadership de vérifier qu’elles sont appliquées et plus ce dernier voit son autorité diminuer.
Si un membre du groupe transgresse des règles explicites, l’attitude adéquate est d’abord de constater la transgression. Le manager qui ne le fait pas devient complice et laisse s’instaurer une nouvelle règle implicite :
« Il est permis de ne pas suivre la règle en question, et partant, l’ensemble des règles. »
Une fois la transgression constatée, le manager peut envisager la suite :
Faire expliciter la cause de la transgression, discuter d’un éventuel changement de règle, sanctionner ou tolérer la transgression par dérogation.
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