La Norme ISO 19011, intitulée « Lignes directrices pour l’audit des systèmes de management de la qualité et/ou environnemental », conseille sur le management des programmes d’audit, la réalisation des audits internes, les compétences requises pour l’auditeur et leur évaluation.

Elle rappelle tout d’abord les principes qui régissent les audits : la déontologie, l’impartialité, le professionnalisme et l’approche fondée sur la preuve.

Trois chapitres essentiels sont consacrés au programme d’audit, à la réalisation de l’audit et aux auditeurs.

I – Management d’un programme d’audit :

Il s’agit de l’ensemble des audits planifiés sur une période donnée. Il contient toutes les informations nécessaires à la planification, l’organisation et la réalisation des audits de la période.
Il fait l’objet d’un véritable management. La direction de l’entreprise doit donner en effet, au responsable de sa mise en œuvre, les moyens de sa réalisation.
Il dépend de la politique d’audit, du niveau de la complexité et des risques inhérents au Système de Management de la Qualité applicable.
Il est communiqué à l’ensemble des parties intéressées.
Enfin, il est revu afin d’en assurer l’amélioration permanente, grâce à l’ensemble des informations permettant de juger de son respect et de son efficacité.

II – Activités d’audit :

Dans l’article 6 de la Norme, il est proposé une décomposition en 7 phases :

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A – Déclenchement de l’audit

Cette phase comprend :

  • La nomination du responsable d’audit..
  • La définition précise des objectifs, champ et critère d’audit.
    L’examen de la faisabilité de l’audit, en particulier la disponibilité des audités, les conditions matérielles de l’audit, les contraintes de temps.
  • La constitution de l’équipe d’audit et le recours éventuel à des experts.
  • L’établissement des premiers contacts avec l’audité et la communication d’informations ayant une incidence sur le contenu ou l’organisation de l’audit.

 

B – Revue documentaire

Cette phase peut se dérouler au démarrage de l’audit sur site. Elle consiste en l’analyse de la conformité des documents pertinents comme les procédures applicables, les rapports d’audit antérieurs, les enregistrements disponibles…

C – Préparation de l’audit

Cette phase comprend :

  • La rédaction du plan d’audit incluant les objectifs d’audit, les documents de référence (Normes, procédures…), le champ d’audit (unités, processus audités…), les dates, lieux et horaires d’audit, les conditions et ressources nécessaires particulières à certains domaines audités, l’identification des responsables audités ou leurs représentants.
  • La communication du plan. Il est recommandé que le plan soit validé par son commanditaire (direction, responsable qualité…) et qu’il soit soumis à l’audité avant l’audit sur site pour résoudre les objections soulevées.
  • La répartition des tâches au sein de l’équipe d’audit.
  • La préparation des documents de travail (check-list, plans d’échantillonnage, formulaires d’audit…)

 

D – L’audit sur site

Il comprend :

  • La réunion d’ouverture qui permet de présenter les acteurs, confirmer le plan et son déroulement pratique, répondre aux questions préalables de l’audité.
    La communication permanente entre l’auditeur et l’audité, voire le commanditaire, notamment en cas de difficultés et constats hors champ d’audit pour le faire évoluer.
  • Le recueil tout au long de l’audit des preuves par entretiens, observation des activités, analyse des échantillons, analyse des documents, des données et des enregistrements.

 

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  • La vérification des preuves.
  • L’évaluation des preuves par référence aux critères d’audit.
  • L’élaboration des constats à partir des preuves évaluées, en réunion de l’équipe d’audit.
  • La revue et l’enregistrement des non-conformités retenues. A ce titre il est nécessaire que les écarts soient explicités avec l’audité pour leur bonne compréhension.
  • La préparation des conclusions comprenant :
    – Les non-conformités
    – Les recommandations
    – Le niveau de conformité et d’amélioration du système de management de la qualité.
  • La réunion de clôture, présidée par le responsable d’audit, permet de présenter les conclusions et leur niveau de confiance en fonction du déroulement de l’audit, de discuter des conclusions avec l’audité, de convenir si nécessaire des dates de présentation d’un plan d’actions correctives et préventives.

 

E – Rapport

Il comprend principalement :

  • Les objectifs d’audit
  • Le plan d’audit et les domaines non-couverts
  • Le champ audité
  • Les lieux et dates réelles
  • L’identification des acteurs
  • Les critères d’audit
  • Les constats
  • Les conclusions
  • Le constat de l’atteinte des objectifs d’audit
  • Les obstacles rencontrés et toutes les contraintes de l’audit
  • Les opinions divergentes non résolues
  • Les recommandations d’amélioration
  • Le plan de suivi
  • La liste de diffusion…

 

F – Clôture d’audit

L’audit est clôturé lorsque le plan est réalisé et que le rapport est diffusé.

G – Suivi d’audit

Il porte sur les actions correctives ou préventives et les mesures d’améliorations. L’audité informe le commanditaire de l’état d’avancement des mesures qu’il met en œuvre.

III – Compétence et évaluation des auditeurs

La compétence des auditeurs est fondée sur les qualités permettant d’assurer les principes d’audit :

  • Intégrité
  • Ouverture d’esprit
  • Diplomatie
  • Sens de l’observation
  • Perspicacité
  • Ténacité
  • Sens de la décision
  • Autonomie

 

Egalement sur la capacité à mettre en œuvre les aptitudes nécessaires au bon déroulement des audits, l’auditeur doit savoir :

  • Appliquer les principes et les procédures d’audit
  • Utiliser les référentiels, le système de Management de la Qualité et ses composantes
  • Planifier, organiser son travail et gérer son temps d’audit
  • Observer, écouter et recueillir les informations pertinentes
  • Vérifier les informations et leur utilité
  • Utiliser les documents de travail
  • Préparer et rédiger les rapports
  • Communiquer efficacement.

 

Aux compétences de l’auditeur il faut ajouter celles propres au responsable d’audit, dans son management d’équipe et les compétences inhérentes au référentiel applicable (ISO 9001, 14001 …)

Ces compétences sont assurées par la formation initiale et l’expérience professionnelle, la formation d’auditeur et l’expérience régulière d’audit.

Elles sont entretenues par la formation continue et évaluées à période régulière.

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