La Norme ISO 10006 (septembre 1998), sert de guide pour le Management de Projet.
Elle fait référence explicite à la Norme ISO 9001 et utilise, parfois maladroitement, l’approche processus.
Après quelques considérations générales concernant le Management de Projet, nous rappellerons l’intérêt et les problématiques liées au Management de Projet, les divers processus concernés cités par la Norme ISO 10006 et proposerons une description des phases principales que doit à l’idéal emprunter tout projet.

Tout d’abord nous pouvons avancer quelques définitions concernant le Management de Projet :

A – DÉFINITIONS

Un Projet est un processus qui consiste à coordonner et maîtriser des activités planifiées dans le but d’atteindre un objectif défini et répondant à des exigences spécifiées de délais, de coûts et de ressources.

Le Produit du projet est le résultat livré à l’issu du projet.

Le Client du projet est la personne ou l’organisme bénéficiaire ou utilisateur du produit du projet.

Le Propriétaire du projet est la personne ou l’organisme qui est à l’initiative du projet.

Le Management de Projet comprend l’ensemble des activités de planification, d’organisation, de maîtrise de tous les aspects du projet.

Le Chef de projet est la personne ou l’organisme désigné pour assurer le pilotage et la conduite d’un projet et qui se voit attribuer les responsabilités et l’autorité suffisante pour cela.

L’Équipe projet est constitué des personnes internes ou externes chargées de piloter ou réaliser les activités planifiées dans le Planning de projet.

Le Planning de projet est la liste des activités à réaliser dans le cadre du projet et les liens qui les relient. Le plus souvent le Planning est exprimé par un PERT ou un GANTT mettant en évidence le chemin critique du projet.

La Revue de projet est l’évaluation régulière du projet, de son avancement, de sa conformité aux objectifs et de l’atteinte des critères de réussite définis tant pour le bon déroulement que pour la réussite du projet au regard du produit final. La revue de projet permet l’adaptation régulière du projet.

B – INTÉRÊT DU MANAGEMENT DE PROJET

Le Management de projet, une nécessité :

Au regard de l’organisation :

Le Management de projet apparaît comme une nécessité car les projets ne peuvent pas toujours emprunter les méandres ou les rigidités d’une organisation en place. Chaque projet nécessite un mode de pilotage, des ressources et des compétences appropriées.
Le Management de Projet permet de conserver une grande souplesse d’organisation, de rompre les cloisonnements, voire les rivalités de chapelles, dans l’entreprise.
Ses principes classiquement appliqués à la conception et au développement des nouveaux produits sont donc appliqués à des projets de toutes natures dans l’entreprise y compris aux développements méthodologiques et fonctionnels (projets liés à l’organisation, aux méthodes, aux ressources humaines, Projet qualité…).

Au regard de sa maîtrise et de son contrôle :

Le Management de projet assure un bon suivi et contrôle des activités concernées.
Des indicateurs spécifiques peuvent être affectés au projet et permettre de suivre son bon déroulement et l’atteinte des résultats escomptés. Il est de même possible de mettre en place un véritable contrôle de gestion du projet.

C – PROBLÉMATIQUES DU MANAGEMENT DE PROJET

Le Management de Projet soulève de nombreuses questions dont nous n’avons pas la prétention de faire une liste exhaustive, nous citons cinq thèmes qui nous paraissent particulièrement importants :

◾La gestion des compétences :

Le Management de Projet ne s’improvise pas. Manager un projet est un métier qui exige des compétences particulières. Les Chefs de Projet doivent faire preuve de capacités particulières comme l’exercice d’un certain « leadership ».
Les membres d’une équipe doivent apprendre à travailler selon des règles techniques ou de fonctionnement auxquelles ils ne sont pas forcément habitués. Ils auront par ailleurs à concilier les deux modes de fonctionnement.
Il est donc important de bien vérifier ces compétences.

◾Le soutien de la Direction :

Le projet doit être supporté par la Direction non seulement lors de son lancement mais dans la durée. Dans ce cadre, l’attribution claire des responsabilités et pouvoirs est primordiale.

◾La flexibilité :

Un projet est affiné tout au long de sa conduite : les caractéristiques du projet, le cadre, l’équipe, les ressources peuvent changer, les objectifs et leur hiérarchie peuvent évoluer.

◾La coordination des projets :

Les projets doivent être coordonnés entre eux. Un projet n’est pas isolé, il doit être coordonné avec l’ensemble des autres projets de l’entreprise et prendre en compte les contraintes de l’organisation. Tout projet nécessite donc l’étude de son impact sur l’entreprise (qualité, informatique, RH…) mais aussi un positionnement dans la hiérarchie et la chronologie des projets.

◾L’évaluation du projet :

Un projet met en œuvre de nombreuses relations « clients fournisseurs » qui peuvent faire l’objet d’une évaluation. Cette évaluation permet le retour sur expérience.

D – LES PROCESSUS EN OEUVRE

La Norme ISO 10006 recense 10 familles de processus mis en œuvre en Management de Projet. Nous en rappelons les principaux objectifs :

1. Processus stratégique, définir des orientations du projet, l’organisation et la gestion de la réalisation des autres processus du projet.

2. Processus de coordination, assurer la coordination de l’ensemble des activités de projet, fixer le plan de projet en profitant de l’expérience des projets antérieurs, fixer le système qualité du projet et organiser le retour sur expérience.

3. Processus relatif au contenu du projet, traduire les exigences du client et de toute autre partie prenante, en activités à accomplir pour atteindre les objectifs du projet et d’organiser ces activités, s’assurer que les personnes travaillent conformément aux exigences du projet.

4. Processus relatifs aux délais, déterminer les liaisons et la durée des activités du projet et assurer l’achèvement du projet dans les délais prévus.

5. Processus de maîtrise des coûts, prévoir et gérer les coûts du projet et à faire en sorte que le projet soit réalisé dans les limites du budget alloué.

6. Processus relatif aux ressources, prévoir de maîtriser les ressources et identifier l’ensemble des problèmes qui peuvent se présenter en matière de ressources.

7. Processus relatif au personnel, définir la structure de projet allouer et former le personnel.

8. Processus relatif à la communication, établir un plan de communication du projet, gérer les informations concernant le projet et ses résultats et vérifier la validité et la pertinence avant de les utiliser pour d’autres projets.

9. Processus relatifs aux risques, traiter des incertitudes tout au long du projet, minimiser l’impact d’événements potentiels négatifs et de profiter pleinement des opportunités qui se présentent dans un but d’amélioration.

10. Processus relatifs aux achats, traiter les achats, acquisitions ou approvisionnements de produits destinés au projet.

E – LES PHASES D’UN PROJET

Nous vous proposons le déroulement de projet suivant :

◾Expression de besoin

L’expression de besoin est faite par le propriétaire du projet le plus souvent au travers d’un cahier des charges et d’une étude d’impact sommaire mettant en exergue les objectifs du projet, les résultats escomptés et les contraintes du projet.

◾Validation par la Direction

Sur la base de l’expression de besoin, la Direction fait une première analyse du dossier et désigne un chef de projet. Elle fait l’analyse de l’impact du projet sur les autres projets ou désigne une autorité compétente pour cela. Elle fixe les grandes orientations du projet et ses limites de coût et délais.

◾Mesure d’impact du projet

Le chef de projet et/ou le coordonnateur de projets fait une analyse détaillé du projet. A ce stade, il est recommandé de questionner tous les porteurs de projets dans l’entreprise c’est-à-dire, pour le moins, le responsable qualité et le responsable informatique afin qu’ils puissent faire valoir de nouvelles contraintes ou besoins d’arbitrage.
Ce travail permettra à la Direction de décider du lancement effectif du projet.

◾Établissement du planning détaillé

Elle concerne l’ensemble des activités de pilotage (suivi, arbitrage, bilan), la mise en œuvre des ressources humaines (équipe, formation), des ressources matérielles et logicielles, des ressources financières, le plan d’action du projet.

◾Constitution de l’équipe projet

L’équipe projet intègre des ressources permanentes et des experts.

◾Approbation et lancement de projet

Le plan de projet est approuvé par la Direction. Elle lance effectivement le projet.

◾Allocation des ressources

La Direction alloue les ressources à disposition de l’équipe projet.

◾Réalisation du plan

L’équipe réalise les activités planifiées.

◾Revue de projet

À période planifiée, des points permettent de suivre les résultats et les conditions du projet et de s’assurer du respect du planning.

◾Communication de projet

La communication s’appuie sur des moyens divers (flash info, réunions du personnel, réunions d’encadrement…).

◾Réception du projet

Le client du projet et/ou les experts désignés effectuent la réception du produit, du projet. Cette réception peut être plus élaborée pour certains projets. Par exemple s’il s’agit d’un recettage informatique avec plan de test.

◾Bilan de projet

Le bilan porte sur les critères de bon déroulement et de réussite du projet (Qualité, délais, coûts). Un questionnaire de fin de projet peut être rempli par le chef de projet ou l’équipe projet pour juger des qualités du chef de projet ou du coordonnateur de projets (assistance, information…), par le client pour juger de l’équipe projet et des conditions de déroulement et d’information.
Ce bilan permet de juger de ce qui a été utile et qui peut être reproduit pour les autres projets.

◾Synthèse des projets

La Direction ou le coordonnateur de projets établit une synthèse des projets sur la base des indicateurs de réussite (respect des délais, coûts, objectifs qualitatifs, taux de satisfaction recueillis lors des bilans de projets).
Ces données sont analysées dans le cadre de la revue du processus.

CONCLUSIONS
Le Management de Projet met en œuvre un grand nombre de principes et de pratiques afin d’aboutir à une bonne maîtrise des Projets et un retour sur expérience.
C’est pour cela que des entreprises performantes ont compris le caractère stratégique de cette activité et l’enjeu financier qui est lié.
Elles ont souvent nommé un responsable pour l’activité de coordination des projets.
Nonobstant d’autres attributions, il est chargé de piloter le processus, coordonner les projets, apporter formation et soutien méthodologique aux chefs de projet.

Copyright : INFOQUALITE

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